勤怠システム導入で失敗する会社の共通点とは？

「勤怠システムを導入すれば、勤怠管理も給与計算もラクになる。」

これは間違いではありません。

実際、システムの導入自体は思っている以上に簡単です。
しかも給与ソフトと連携できるので、手入力も減り、業務効率も大きく向上します。

でも、ここに大きな落とし穴があります。

それは、自社の働き方に合わせて正しく設定できているかということ。

例えば、

・シフト制
・変形労働時間制
・フレックスタイム制
・固定残業代の有無など

そして、ここで重要なのが、

「システムの設定ができる」だけでは足りない

ということです。

設定する人が、労働基準法などのルールを正しく理解していること。
同時に、その会社の就業規則や雇用契約、シフトの考え方、
残業の取り扱いなど、実際の社内ルールを把握していること。

この両方が必要です。

法律上の取り扱いを理解していても、
会社独自のルールを設定に反映できていなければ、実際の勤務と集計結果に差異が出ます。

反対に、これまで会社で行ってきた方法をそのままシステムに設定しても、
その運用自体が法令に合っているとは限りません。

だからこそ、

「今までこうやって計算していたから」ではなく、
法令と自社のルールを整理したうえで、勤怠システムに正しく落とし込むことが大切です。

そして、正確に集計された勤怠データを、給与計算へ正しく反映する。

ここまでできて初めて、勤怠システムは本来の力を発揮します。

設定が合っていなければ、「システムは入れたのに結局手作業で修正…」
というケースも少なくありません。

勤怠システムは、導入することがゴールではありません。

会社の働き方を正しく再現し、給与計算までスムーズにつながる仕組みをつくること。

そこが一番重要なポイントです。

おすすめなのは、導入後2〜3か月は現在の運用と並行して勤怠システムを運用することです。

今までどおりの方法で集計した結果と、勤怠システムの集計結果を比較し、

「なぜここが違うのか？」

を一つひとつ確認・修正していきます。

その差異の多くは、設定漏れや就業ルールの反映不足が原因です。

これを繰り返すことで、自社の働き方に合った設定へと近づけることができます。

いきなり勤怠システムだけで運用を始めるよりも、
2〜3か月並行運用しながら差異を解消していくことが、結果的には一番確実で、一番の近道です。

アビリティではKING OF TIMEのセールスパートナーになりました。

実際使ってみて、よかったところ、ここは運用注意というところについて

次回、ご紹介いたします。