業務効率の事例
「情報システム部の業務をまるごと委託」

株式会社ヤマヤス様

大正11年創立、以来90年以上にわたって「商品を売ることより信用を売る」をモットーに
東日本に11営業所を構え地域に密着した営業を展開、包装資材・包装機械・物流関連商品を中心に取扱商品は幅広い。

グループ会社であるヤマコン株式会社が提供する人材サービスを組み合わせることで、
商社機能に留まらない価値の提供を目指している。

情報システム部門をアウトソース
〜コメント:総務部長 三浦様〜

サービス導入前の課題

情報システム関連業務の中心的役割を担っていた社員が業務量の多さや上層部への新規システム提案の困難さに根を上げて退職することになりました。他のサポートメンバーは兼任業務を抱えていたため、徐々に業務が滞る状況となることが容易に想像できました。

例えば、実際にはパソコンが故障した際、修理手配までは行えるのですが、代わりのパソコンの準備や設定が間に合わず、業務ができないユーザーからクレームがあがる、その対応をするために残業をする、そんな悪循環が起き始めていました。

またWindows Serverのサポート終了に伴う基幹システムの入替というイベントも控えていたため、専任担当を確保しようと社内調整をしましたが、適任者を確保することは本当に困難でした。

中途採用するにしても相応の人材となればある程度の費用と弊社の業務を把握するための時間を覚悟しなければならず、また今後も専任者を少人数で行った場合には、いつも同じようなことになりかねないという不安から、この機会に根本を見直さないといけないと考えました。

システム担当者の退職以前に弊社の出入業者からアビリティさんの「ITトータルケアサービス」の紹介があり、その際に興味をもっていたことから、藁にもすがる思いで外部業者への委託という選択肢の検討を始め、もう一度詳しく話を聞いてみようということになりました。

導入を決定したポイント

担当者が退職した後だったので、提案してもらうために必要な情報を伝えられるか不安でしたが、ヒアリングにかなりの時間をかけてくれました。

システム関係者だけでなく支店にまで実際に巡回してもらい、各ユーザーへのヒアリングと現場確認によりシステム環境は、ほぼ把握してくれたことは非常に大きなポイントでした。

提案は一般的なサポート以外に、先々のシステムリプレイスで発生するであろう作業を標準料金に含めてくれていた点、弊社内で毎月実施しているシステム会議にも参加して課題の共有から解決まで一貫してフォ口ーしてくれる点、またサービス対象外の内容はきちんと明示してくれたことも好感が持てました。

この時点でお願いすることはほぼ決めていました。最終的には「ITトータルケアサービス」には契約期間の縛りがなかったため、効果がない場合は最短1か月で解約できるのでまずは導入させて欲しいと上層部に提案する際にもこの点がかなり後押しとなりました。

サービス導入による効果

サービス開始と同時に弊社のIT資産台帳とネットワーク構成図を提出してくれました。提案に含まれていた内容とはいえ、これだけでも1か月分の料金以上に価値があるものでした。また、その後も変更時には都度最新状態にしていただいており、確認に関してもスムーズに行えています。

また、現在サポートはリモート操作を有効に使い迅速に対応してくれていますし、それだけでは対応しきれない場合もすぐに現地にまで出向いていただくなどのきめ細かい対応をしてもらっています。

社員の入社・退職に発生するシステム関連の運用処理も委託していますので、業務に支障がでることはほぼなくなりました。

また契約がスタートしてから「XPパソコンの全社リプレイス」「新販売管理システム導入」「拠点間VPN切替」「社内セキュリティポリシー策定」いずれにも関わってもらいましたが、やはり自力だけでは対応しきれなかっただろうと思います。すぺて大きな問題なく完了できたことは「ITトータルケアサービス」のおかげだと感じていますし、弊社にとって今後も必要不可欠なサービスになっています。

今後アビリティに期待すること、要望など

現状も弊社のシステム関係者は私をはじめとして、その他の業務との兼任が続いております。多くの中小企業でも似たような状況となっているではないかと思っております。

同様のサービスは大手システム業者においてもおこなっているとは思いますが、サービス内容とその料金を照らし合わせると非常にリーズナブルな金額でアビリティさんには対応していただいていると感じております。

また、私の個入的な偏見になるかもしれませんが、ITに詳しい方やその業界の方は専門用語で説明しがちであり、相手のレベルを考えない対応をしがちだと感じております。しかしながら、担当してくれているアビリティさんの皆様方は、大手のようになかなか融通が利かないような対応ではなく、システムにさほど詳しくない弊社社員へのわかりやすい説明や、またその対応も非常に人間味の溢れる対応をしていただいてもらっていると思います。

たくさんの中小企業がアビリティさんのサービスを導入して例え大手といわれる企業になったとしても、価格とその対応の部分は絶対に変えて欲しくないところです。

ただ、多くの他社企業さんとも契約していただくことにより一層の多くのIT関連の事例を抱えていただき、それが弊社へも適用する事例の提案や、新商品等の提案にも繋がっていくとありがたいとも思っております。

弊社でいえば、もうちょっとホームページに関連する部分等の様々な提案もそうですし、今後もIT全般にわたりサービスや価格が中小企業向けとなる的確なアドバイスを今後もいただけるアビリティさんであることを期待しております。

サービス開始から現在に至るまでに委託する業務範囲が徐々に増えています。これは期待値を超えてサービスを提供していただいた結果だと思います。

先日、サービス開始当初から担当してくれたエンジニアの方が退職されました。一般的に担当者が変わるとサービス品質が落ちたりする心配が発生しがちですが、アビリティさんに関しては以前とまったく変わらず対応いただけています。これからも適切な距離感を保ち、良好な関係を継続していきたいと思います。