IT資産を管理する・・・必要情報の棚卸しが大事なんです！

利用しているIT資産やサービスがなんなのか把握してみる普段何気なくお仕事で使っているPCやソフトウェア。
業務に不可欠なものからより便利にするためのものまでたくさんあります。
以下に一例をあげてみます。

サービスの利用

インターネット回線/プロバイダー契約

これがないとインターネットが利用できません！
うっかりお支払いを忘れてしまったり担当者が変更になった際に不要だと思って解約してしまい、しばらくインターネットが利用できなくなってしまったというケースも・・・。

メール/自社WEBサイト

外部の有償サービスを利用することもできます。
この場合、なにかトラブルの際はサポートをうけられるメリットがあります。

オンラインシステム

ネットバンキングやWEB-EDI、クラウド会計ソフトなどブラウザ（Microsoft EdgeやGoogle Chrome）を使って利用するサービスです。使っているPCが故障して入れ替えをする場合は新しいPCで細かな再設定が必要になりますので、パスワードなどなくさないようにしましょう。

メーカー保証期限/保守期限またはサポート契約

日々おとなしく使えていたPCが突然機嫌を損ねてしまって動かなくなってしまった・・・。大変困ってしまうケースです。再起動で直ってくれればいいですが、部品が故障してしまっているとどうにもなりません。
そんなときメーカーの保証期間中だったり保守契約にはいっていれば追加の費用はかからずに修理サービスをうけることができます。
※故障内容により追加費用がかかるケースもあります。

まずは手を付けられることから！

いざトラブルが起こるとお仕事も手を付けられなくなったりとても大変です。
なにも起きていない今のうちの次の情報を整えておくと安心です！

１．利用サービスの情報をまとめる

通常、継続利用のサービスはサービス利用のため契約書類がお手元に届きます。そういった書類は一箇所にまとめておきましょう。
また、一箇所にまとめたあとでも年に１～２回ほど目を通してみるのもいいかもしれません。もう使わなくなったサービスを解約せずに料金だけ支払い続けているなんてことを防ぐことができます。

2．利用サービス設定の手順や方法をまとめる

インターネットやメール、ネットバンキングなどのオンラインサービスやクラウドサービスは利用する際PCに設定が必要です。
以外に手順が複雑なものや手続きが必要なものがありますので、PC入れ替えなどに備え、覚えているうちにメモなどに残しておきましょう。 また、パスワードが必要なものもありますが、毎回入力する手間を省くためにPCに記憶させておくなんてこともできます。ただしばらくすると忘れてしまうものです。セキュリティ面も考えながら忘れないパスワードにする、忘れても思い出せるキーワードを残しておくなど、工夫をしてみるといいかもしれません。

3．PCやプリンター、外付けHDDなど購入した機器の情報をまとめる

いつどの機器を購入したか、保証期間は何年あるのか、追加の保守契約に加入しているか、保証書と一緒に書類やメモをまとめておくと便利です。
また、故障した際のサポート窓口の連絡先もメモに書き添えておくといざというとき慌てずにすみます！
※重要です

まとめ

「IT資産を管理する」と言うと何やら大変なイメージがありますがまずはできることから、
簡単なことから始めることができます。
トラブルは起きないことが幸せですがいつか必ず起こるものです。
いざというときに必要以上に困らないためにも何も起きていない今から手を付けてみるのはいかがでしょうか！