ITのバラバラ管理が招く現場の停滞と、その解決策

先日、ある企業様から

「印刷ができなくて困っているので、一度見てほしい」

というご相談をいただき、訪問してお話を伺ってきました。

詳しく状況を確認すると、原因は単純な印刷トラブルだけではありませんでした。

パソコンは社員ごとに購入先が異なり、

複合機は別会社、Wi-Fiは別の業者、電話機も別の会社が管理している状態でした。

そのため、何かトラブルが発生した際に

「これは誰に聞けばいいのか分からない」

という状況になっていたのです。

社内にIT担当者もおらず、社員の皆様でインターネットで解決策の検索や
取引先への問い合わせを行いながら対応されていましたが、
原因の切り分けができず、最終的に弊社へご相談いただきました。

実際にお話を伺うと、印刷トラブルそのものよりも、
「困ったときに相談できる相手がいないこと」が大きな課題だなと感じました。

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パソコン購入ルールがないことで起きる問題

さらにお話を伺うと、パソコンは必要になったタイミングで各自が購入しており、
機種選定のルールもありませんでした。

その結果、

• 事務作業が中心なのに20万円を超える高性能モデルを購入している
• メーカーや保証状況が分からない
• 購入時期が把握できず更新計画が立てられない
• ソフトウェアライセンスの管理状況も不明

といった課題が見つかりました。

1台だけを見ると大きな問題ではないように感じますが、
台数が増えるほど管理負担やコストは大きくなっていきます。

このPCはAmazonで、このPCは量販店、保守の管理もできていないといった状況でした・・

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3. 実は一番の課題は「IT担当者不在」

今回の企業様にも専任のIT担当者はいませんでした。

そのため、

• パソコンの不具合
• ネットワークトラブル
• 複合機の設定
• Microsoft 365の管理

など、本来の業務とは関係のない対応を、役員や現場責任者が行っていました。

実際にはトラブルそのものよりも、

「どこに連絡すればいいのか分からない」

ことに時間を取られているケースが少なくありません。

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今回訪問した企業様も、最初は「印刷できない」というご相談でした。

しかし、お話を伺う中で見えてきたのは、IT機器やサービスの管理が属人化し、相談先が分散しているという根本的な課題でした。

ITの問題は、トラブルが起きてから対応するよりも、まず現状を把握し整理することが重要です。

「うちはIT担当者がいない」

「パソコンやネットワークの管理がバラバラになっている」

そんな企業様は、一度IT環境の棚卸しから始めてみてはいかがでしょうか。

アビリティ株式会社のITトータルケアサービスでは、
パソコン・サーバー・ネットワーク・クラウドサービスなど、
ITに関する相談窓口を一本化し、お客様の”社外情報システム部”としてサポートしています。

トラブルが発生した際の対応だけでなく、
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